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- Unterscheiden Sie horizontale und vertikale Aufbauorganisation!
- Horizontale Organisation: Abteilungsbildung (auf einer hierarchischen Ebene)
Zusammenfassung von Stellen nach sachlichen und formalen Merkmalen
- Vertikale Organisation: Instanzengliederung nach der Wichtigkeit ihrer Leitungsaufgaben
(Ausführungsebene/ Lowermanagement, Middlemanagement, Topmanagement)
- Welchen Zweck verfolgt die Stellenbeschreibung?
- Arbeitnehmersicht:
Leistungsdefinition, Abgrenzung von Aufgabe/ Befugnis/ Verantwortung
Information über Beziehungen zu anderen Stellen, Standort in Betriebshierarchie
- Arbeitgebersicht:
Leistungsbeurteilung, tarifliche Einstufung
Erleichterung der Einarbeitung, Festlegung von Ausbildungsbedürfnissen
- Was ist eine Stellenbeschreibung und welche Inhalte hat sie?
- Schriftliche Darstellung der Zielsetzung, Aufgabe, Befugnis, Beziehung zu anderen Stellen, Anforderungen an Inhaber der Stelle
- Welche drei Bereiche müssen bei der Stellenbildung gemeinsam betrachtet werden und zueinander passen?
- Stichwort: Kongruenzprinzip -> Aufgabe/ Verantwortung/ Befugnis müssen deckungsgleich sein
- Was ist eine Stelle? Stellen Sie mindestens drei Aussagen dar, die eine Stelle kennzeichnen!
- Kleinste organisatorische Einheit im Unternehmen
- Beinhaltet Aufgabenbereich einer/ mehrerer Personen
- Muss mit notw. Verantwortung/ Befugnis ausgestattet werden
- Mit welchen wesentlichen Schritten wird die Aufbauorganisation gestaltet?
- Aufgabenanalyse und -synthese (Zusammenfassung/ Verteilung):
- Analyse anhand folgender Gliederungsmerkmale:
a) sachlich: Objekt (Produkt/ -bereich), Verrichtung (örtlich)
b) formal: Rang, Phase, Zweckbeziehung
- Synthese:
Stellenbildung, Abteilungsbildung (vertikale Hierarchie)
Zentralisierung/ Dezentralisierung
- Unterscheiden Sie Aufbau- und Ablauforganisation!
- Aufbauorganisation: untersucht/ gestaltet Unternehmensstruktur
- Ablauforganisation: Arbeitsvorgänge und -abläufe
- Was ist unter Arbeitsteilung zu verstehen, und welche Vorteile ergeben sich daraus?
- Betriebswirtschaftlich notwendige Zerlegung der Gesamtaufgabe in Arbeitsschritte
- Schaffung klarer Verantwortlichkeiten
- Was ist eine Instanz?
- Entscheidungsfunktion innerhalb des jeweiligen Verantwortungsbereiches und damit verbundene Weisungsbefugnis gegenüber einer Reihe rangniedrigerer Stellen
- Woraus besteht eine Abteilung und welche Aufgaben haben die Bestandteile?
- Einer Instanz: führt Leitungsaufgaben aus
- Einer/ mehrerer rangniedrigeren Stellen: führen Ausführungsaufgaben aus
Zum 2. Teil

- Was bedeutet Zentralisation von Aufgaben? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
- Zusammenfassung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektzentralisation
- Vorteile: Verminderung Personalbedarf, Sicherung einheitlicher Entscheidungen
- Nachteile: Überlastung der leitenden Instanzen, Erhöhung Kontrollaufwand
- Was bedeutet Dezentralisation? (+ Zwei Vor-/Nachteile)
- Verteilung von Aufgaben -> Verrichtungs-/ Objektdezentralisation
- Vorteile: Bessere Flexibilität (ortsbezogen), Entlastung der leitenden Instanzen
- Nachteile: Vermehrter Personalbedarf, Lange Kommunikations-/ Verwaltungswege
- Beschreiben Sie das Stabliniensystem!
- Einheitlicher Befehlsweg aus Einliniensystem wird beibehalten
- Beratende Stabsstellen werden leitenden Instanzen zugeordnet (ohne Weisungsbefugnis)
- Beschreiben Sie die (Divisional-)/ Spartenorganisation!
- Gliederung des Unternehmens anhand von Erzeugnissen(/-gruppen) und/ oder Märkten
in verschiedene Geschäftsbereiche
- Stärkere Verantwortung für Divisionsleiter durch Entscheidungskompetenz, Marktorientiertheit, Spezialisierungsvorteile
- Geben Sie Beispiele für Sparten an, die sinnvoll als Profit-Center und welche, die besser als Cost-Center geführt werden sollten.
- Profit-Center: Verkauf/ Service/ Wartung -> hier wird Geld verdient
- Cost-Center: Produktion/ Verwaltung/ Buchhaltung/ IT/ R&D -> hier wird Geld ausgegeben
- Was wird unter einem Produktmanagement-Konzept verstanden, und wodurch wird diese Organisationsform gekennzeichnet?
- Matrixorganisation: Vertikale Linienorganisation wird durch horizontale Führungsebene ergänzt
- Bei Produktmanagement-Konzept erfolgt horizontale Gliederung anhand versch. Produkte
- Horizontale Ebene beinhaltet Produktmanager ( <-> vertikal: Funktionsmanager)
- Was ist der entscheidende Unterschied bei der Bildung der Teamorganisation gegenüber den sonstigen Organisationsformen?
- Einzige Organisationsform, die von „unten nach oben“ gebildet wird, da u.a. hier jedes Team seine eigenen Vertreter stellt
- Welche Vorteile bietet Ihnen die so genannte „Teamorganisation“?
- Motivationssteigerung der Mitarbeiter durch stärkere Einbeziehung
- Führt zu besserer Entscheidungsqualität
- Selbstsanktionierung und -kontrolle
Zum 1. Teil

- Welche Einsatzmittel beansprucht ein Projekt?
- Geld, Personal, Betriebsmittel (z.B. Maschinen)
- Wie sollte bei der Personaleinsatzplanung vorgegangen werden?
- Ermittlung Personalbestand & Errechnen Personalbedarf
- Gegenüberstellung Bestand <-> Bedarf, Optimierung Personaleinsatz
- Stellen Sie den Kreislauf der Projektkalkulation dar!
- Vorkalkulation -> Mitkalkulation -> Nachkalkulation -> Abweichungsanalyse -> Datenbank
- Was ist für eine wirksame Terminkontrolle erforderlich?
- Rechtzeitige Rückmeldungen
- Konsequente Aktualisierung der Plantermine
- Wodurch können Terminprobleme bei einem Projekt entstehen?
- Personalmangel, fehlende Qualifikation,
unvorhersehbare Schwierigkeiten, unrealistische Aufwandsschätzung
- Was ist das „Fast-Schon-Fertig-Syndrom“ und warum tritt es auf? Nennen Sie mindestens drei Gründe!
- Der Projekt-Fertigstellungsgrad wird zu hoch eingeschätzt
- Gründe: Aufwandsunterschätzung,
Überschätzung der bereits erbrachten Leistung, Verharmlosung von zukünftigen Schwierigkeiten
- Was sollen Projektbesprechungen und wann können sie durchgeführt werden?
- dienen dem direkten Informationsaustausch als Grundlage der Projektsteuerung
- Durchführung: regelmäßig, abhängig von Ergebnissen, abhängig von Ereignissen
- Wann können ereignisgesteuerte Projektbesprechungen notwendig sein? Nennen Sie mindestens vier Gründe!
- Beim Eintritt unvorhergesehener Ereignisse, z.B.: Projektkrise, erhebliche Planabweichungen, Personalprobleme, Qualitätsmängel
- Welche Aktivitäten werden bei einer Projektabschlussanalyse durchgeführt?
- Nachkalkulation, Abweichungsanalyse, (abschließende) Wirtschaftlichkeitsanalyse
- Welche Aufgaben hat die Nachkalkulation?
- Überprüfen der wirtschaftlichen Tragfähigkeit
- Prozessbezogene Auswertung (z.B. zu hohe Kosten in bestimmten Prozessen/ Phasen)
- Ermittlung von Messdaten -> Erfahrungssicherung
- Nennen Sie jeweils mindestens zwei vermeidbare, kaum vermeidbare und nicht vermeidbare personelle Ursachen für Planabweichungen bei einem Projekt!
- Vermeidbare Ursachen: Demotivation, Überlastung
- Kaum vermeidbare Ursachen: „Problemfälle“, Fluktuation
- Nicht vermeidbare Ursachen: Krankheit, Schwangerschaft, Kündigung
Zum 1. Teil
Zum 2. Teil

- Stellen Sie mindestens fünf Aufgaben eines Projektleiters dar!
- Organisieren der Projektgruppe, Führen der Projektmitarbeiter, Koordinieren der Partnerstellen, Planen & Kontrollieren der Projektaufgabe, Definieren der technischen Aufgabenstellung
- Was sagt das Kongruenzprinzip aus und warum ist es im Rahmen einer Projektleitung von besonderer Bedeutung?
- Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung müssen im Einklang miteinander sein.
- Befugnisse der Projektleitung oft unzureichend (z.B. zum Führen der unterstellten Mitarbeiter)
- Welche Aufgaben könnte ein Projektbüro übernehmen? Nennen Sie mindestens drei!
- Planungsaufgaben, Erfassungsaufgaben, Informationsaufgaben
- Was ist das Ziel der Projektplanung und welche Strukturkomponenten müssen dabei berücksichtigt werden?
- sach-, termin-, kostengerechte Projektabwicklung
- Produkt-, Projekt-, Kontenstruktur
- Welche produktbezogenen Einflussfaktoren wirken auf ein Projekt ein?
- Quantität, Qualität, Komplexität
- Welche prozessbezogenen Einflussfaktoren sind bei einem Projekt von Bedeutung?
- Projektdauer, Personalqualität, Hilfsmittel
- Welche Möglichkeiten stehen für die Terminplanung eines Projekts insbesondere zur Verfügung?
- GANTT-Balkendiagramm, PERT-Netzplan
- Was ist die gesamte und was die freie Pufferzeit eines Vorgangs?
- Gesamter Puffer: SAZ – FAZ bzw. SEZ – FEZ
- Freier Puffer: kleinster FAZ Nachfolger – eigener FEZ
- Warum werden in der Netzplantechnik die gesamte und die freie Pufferzeit angegeben und nicht nur einer dieser Werte?
- Gesamte Pufferzeit: Bezogen auf Verschieben des Projektendes
- Freie Pufferzeit: Bezogen auf Verschieben eines nachfolgenden Vorganges
Zum 1. Teil
Zum 3. Teil

- Welche Zwecke soll eine Projektorganisation erfüllen?
- Festlegung der Arbeitsteilung (funktional, divisional)
- Festlegung der Koordinationsinstrumente
- Bestimmung der Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten, Befugnisse
- Regelung der Weisungsbefugnisse, Kontrollrechte und Aufsichtspflichten
- Nennen Sie mindestens fünf der sieben Fragen, die im Rahmen der Problemfeldanalyse zu beantworten sind!
- Folgende Aspekte müssen hinterfragt werden: Aufgabenstellung, Entwicklungs-/ Erstellungsdauer, Entwicklungs-/ Erstellungskosten, Personalstärke, Qualifikation
- Welche Projekt-Grundparameter sind für die Projektplanung von Bedeutung?
- Leistung, Einsatzmittel/ Ressourcen, Zeit
- Bitte stellen Sie das „Marktanteils-Marktwachstums-Portfolio“ dar. Was ist das Ziel des Portfolios und welche Produkte sollten warum darin enthalten sein?
- Ziel: langfristige Sicherung des Unternehmens durch ausgeglichenes Produktportfolio
- Produkttypen:
„Question Marks“: selektieren -> eliminieren/ fördern
„Stars“: Position halten
„Cash Cows“: Gewinne abschöpfen
„Poor Dogs“: eliminieren
- Was ist das Ziel einer ABC-Analyse? Welche Strategien ergeben sich daraus für die Produktplanung?
- „Wichtiges“ von „Unwichtigem“ trennen
- Sich daraus ergebende Produktplanungsstrategien: Fördern, Selektieren, Abbauen
- Warum ist Projektmanagement aus Kostensicht umso wichtiger, je größer ein Projekt ist?
- Minimierung/ Eliminierung von frühzeitigen Fehlern reduziert mögliche Folgekosten
- Was gilt für den Anteil der Projektmanagementkosten an den Gesamtkosten eines Projekts? Warum ergibt sich dieser Zusammenhang?
- Die Projektmanagementkosten steigen degressiv in Bezug auf Projektgesamtkosten:
kleines Projekt, hoher relativer Kostenanteil / großes Projekt, relativer Anteil sinkt
- Welche Frage stellen sich die meisten Unternehmen im Zusammenhang mit dem Kosten des Projektmanagements? Welche Frage sollten sie sich besser stellen? Diskutieren Sie diese!
- Kann ich mir ein Projektmanagement leisten? <-> Kann ich es mir leisten, kein Projektmanagement zu haben?
- Kosten PM <-> Kosten die entstehen, wenn kein PM vorhanden
- Bitte beschreiben Sie kurz die
- Reine oder Autonom-Projektorganisation:
Ausgliederung der Projektaufgabe aus der bestehenden Organisation in eine parallele Organisationseinheit
- Einfluss-/ Stabs-Projektorganisation:
Eingliederung der Projektleitung als Stabsfunktion in die bestehende Organisation
- Matrix-Projektorganisation:
Projektmitarbeiter verbleibt in jeweiliger Abteilung, bekommt aber in zweiter Dimension einen Projektvorgesetzten
Zum 2. Teil
Zum 3. Teil
- Was sind die Ziele der Ablauforganisation?
- Erreichen kurzer Durchlaufzeiten für Bearbeitung
- Größtmögliche Auslastung der Arbeitskräfte und Betriebsmittel
- Nennen Sie mindestens fünf Grundsätze der betrieblichen Ablauforganisation!
- Minimierung der Arbeitsstationen
- Minimierung der benötigten Informationen
- Optimale Bemessung des Personalbedarfs
- Optimale Auswahl und Gestaltung der Hilfsmittel (Maschinen/ Werkzeuge)
- Ständige Leistungs-/ Aufwandskontrolle
- Welche Voraussetzung muss erfüllt sein, damit eine „Multimomentaufnahme“ repräsentativ für die Grundgesamtheit ist?
- Jede Tätigkeit/ Stelle im Unternehmen muss die gleiche Chance haben, beobachtet zu werden
- Welche Vor- und Nachteile bietet die „Selbstaufschreibung“?
- Vorteile: Überblick über Zusammensetzung von Aufgaben/ Belastung der Mitarbeiter, Ausgangspunkt für eine evtl. Neuverteilung von Aufgaben
- Nachteile: Gefahr der Verfälschung (Nachlässigkeit/ Manipulation)
- Nennen Sie die Vor- und Nachteile der „Dauerbeobachtungsmethode“!
- Vorteile: Sehr genaue/ vollständige Ergebnisse
- Nachteile: Zeit-/ Kostenaufwand, psychologische Mitarbeiterbelastung, mögl. Manipulation
- Was ist der Zweck der Ist-Analyse?
- Systematische Aufdeckung von Stärken/ Schwächen innerhalb der Ablauforganisation
- Beschreiben Sie kurz die raumorientierte Ablaufplanung!
- Örtliche Zusammenfassung von Arbeitsplätzen, die am selben Objekt Arbeit verrichten
- Vorteile: kurze Wege, geringere Durchlaufzeit, weniger Transport, kürzere Lieferfristen
- Nachteile: soziale Verarmung der Menschen
- Beschreiben Sie kurz die zeitorientierte Ablaufplanung!
- Zeitliche Koordination aller Einzelleistungen (um (Liefer-/ Steuer-/ Bilanz-) Termine einzuhalten)
- Hilfsmittel zur Planung: Erstellen von GANTT-Balkendiagramm und/oder PERT-Netzplan
- Was ist bei der Neueinführung eines Konzepts hinsichtlich der Mitarbeiter besonders zu beachten?
- Frühe Integration der Mitarbeiter in Planung und Realisation (stärkt Glaube an das Konzept)
- Probelauf des neuen Konzepts (z.B. in Abteilung), Test auf Funktionsfähigkeit
